Hoe ziet het kantoor van de toekomst er uit? Een goede vraag, want werken – én de werkomgeving die dat werken perfect ondersteunt – is al lang niet meer wat het ooit is geweest. Onder andere de coronacrisis heeft dat wel duidelijk gemaakt. Lees hier over de 4 zones die essentieel zijn voor een modern, prettig kantoor en wat het betekent om te werken in de twenties.
Werken in de twenties
Al jaren is te zien hoe traditionele werkomgevingen met werkkamers en monotone rijen bureaus geleidelijk veranderen in ontmoetingsplekken met huiselijke elementen. Denk aan gezellige hoekjes uitgerust met banken, fauteuils en staande lampen. Bureaus kunnen met één druk op een knop van zit- naar stahoogte worden aangepast. Een gezellige keukentafel nodigt uit tot samenwerking of informeel overleg. Statafels houden een meeting dynamisch, kort en productief, luie banken met-de-voetjes-op-de-loungetafel stimuleren anderszins de creativiteit. Compacte ‘Focus Booths’ in de soms wat drukkere werkomgeving zorgen desgewenst voor de broodnodige concentratie of bieden ruimte voor een privé gesprek, digitaal of fysiek. De booths verdelen tevens de open ruimte in intiemere zones en kenmerken zich door een eigen ‘look & feel’, naadloos passend bij het specifieke gebruik van elke zone afzonderlijk.
Duurzaamheid is commodity
Groene planten en natuurlijke materialen versterken het informele karakter en dragen er toe bij, dat de kantoorgebruiker van de Twenties zich ook op het werk thuis voelt. Een dergelijke werkomgeving vergroot bij de gebruikers het geluksgevoel en bevordert de gezondheid. Tot tevredenheid van CFO en HR collega’s bevordert het tegelijkertijd de productiviteit en de creativiteit, en minimaliseert voorts het ziekteverzuim.
Duurzaamheid is een randvoorwaarde, een ‘commodity’ geworden, materialen en productie worden aan grondige assessments onderworpen, recyclebaarheid en hergebruik van goede en bestaande meubels en meubelelementen zijn vanzelfsprekend. Energiezuinigheid, duurzame klimaatbeheersing, gebouwveiligheid en andere technische aspecten staan hoog op de agenda.
De medewerker staat centraal
De eerder genoemde gezondheid en het ‘medewerkerswelzijn’ zijn vooral ‘mentale’ duurzaamheidsaspecten, zij zijn wel degelijk heel belangrijk, zij benadrukken in toenemende mate de accentverschuiving naar meer ‘human centred workspace’.
Corona als versneller
Covid 19 vormt in zekere zin de aanjager van een trend, die al eerder op gang kwam, een ontwikkeling, die expliciet inzet op zaken als kwaliteit in plaats van op louter kwantiteit, op virtueel versus fysiek overleg, op werken onafhankelijk van tijd en plaats. Doordat we als totale ‘work force’ in de afgelopen periode welhaast gedwongen werden om tot deze alternatieve manier van werken over te gaan, zijn zelfs de grootste sceptici erachter gekomen dat wat betreft overleg en werken vanuit huis overduidelijk heel veel meer mogelijk blijkt dan ooit aangenomen werd. En ja, dit levert interessante onderzoeksstof op: hoe ziet de ideale werkplek thuis eruit, hoe kunnen virtuele processen zo goed mogelijk ondersteund worden, welke activiteiten komen beter tot hun recht op kantoor, en wat betekent een en ander vervolgens voor de werkomgeving? Voor werkplekexperts en ontwerpers binnen ons vakgebied al met al een erg interessante tijd.
Ditt. onderscheidt binnen het kantoor van de toekomst een aantal zones, soms met onderlinge raakvlakken, maar stuk voor stuk elk ook duidelijk met eigen karakteristieken en sfeer:
Ontmoeten | Ontspannen
Overleg | Vergaderen
Werken | Samenwerken
Concentratie | Privacy
1. Ontmoeten | Ontspannen
Tekst loopt door onder de afbeelding.
Sociaal Hart
De plek waar je binnenkomt, waar je gasten verwelkomt, waar je collega’s ontmoet, waar je informatie deelt, waar niet per se werkgerichte, maar voor de algemene sfeer van de organisatie wel degelijk belangrijke sociale interactie plaatsvindt. Kortom: het Sociale Hart. Meestal centraal in de organisatie, goed bereikbaar voor eenieder, gewoonlijk vlak bij de ingang, op een logistiek logische plek: iedereen komt hier binnen, kan hier een jas kwijt, kan hier – al bijpratend met een collega – een koffietje pakken.
Multifunctioneel gebruik kantoor van de toekomst
In het Sociale Hart wordt tussen lange vergaderingen of werksessies door gezamenlijk geluncht of gerelaxt, hier worden leveranciers ontvangen voor een informele ‘bijpraat-sessie’ aan de keukentafel. Dit is de meest publieke zone, waar ook externen na een overleg met een kop koffie en een goed gastnetwerk kunnen doorwerken in afwachting van een betere aansluiting op een volgende afspraak of het OV. De plek, waar informeel overlegd wordt, of waar de hele organisatie in een plenaire oftewel ‘Townhall meeting’ door de CEO toegesproken kan worden. Door goed gebruik te maken van het Sociale Hart wordt de druk op vergaderkamers verkleind: veel overleggen kunnen prima in nissen, op een tribunetrap of aan tafels in het Sociale Hart gevoerd worden.
Centraal versus Afgescheiden
In het Kantoor van de toekomst mag ruis en reuring zijn, zeker in het Sociale Hart. Het Sociale Hart is immers een klóppend hart! Een goede afscheiding ten opzichte van andere zones, waar rust en concentratie wél gewenst zijn, is van belang. In dit opzicht wordt een goed resultaat bereikt door tussen het Sociale Hart en de verschillende werkzones een fysieke buffer van afsluitbare ruimtes voor meer formeel overleg te plaatsen.
Representatief
Het Sociale Hart is zeker ook een representatieve zone voor de organisatie. Transparante organisaties ontvangen hun gasten in deze zone en laten hen daar kennis maken met de heersende bedrijfscultuur en met de look & feel van de organisatie. Organisaties met een hoog privacygehalte stellen daarnaast vaak prijs op zowel een externe als ook op een interne sociale zone: de eerste voor gasten, de tweede voor medewerkers.
2. Overleg | Vergaderen op kantoor
Tekst loopt door onder de afbeelding.
Diversiteit
De meest traditionele vergadersetting – te weten een vergadertafel in een representatieve ruimte, waar gasten ontvangen kunnen worden – komt nog steeds voor, maar slechts als één van de vele mogelijkheden.
De diversiteit is immers groot: staand vergaderen aan een hoge tafel; actief brainstormen in een lege ruimte met beschrijfbare wanden; informeel overleg in nissen op lage banken en fauteuils al dan niet in treinopstelling; video conferences aan een halve tafel met virtuele tafelgenoten op een scherm daartegenover. Zo raken we vandaag de dag vertrouwd met talloze extra mogelijkheden om met elkaar van gedachten te wisselen.
Lees ook onze tips voor vergaderruimtes.
Virtueel versus Fysiek
Mede door Corona is het virtueel deelnemen aan vergaderingen enorm toegenomen. Zoom/Teams/ Skype/Google-Hangouts, waar met een videobeeld 1 op 1 gesproken kan worden, maar waar ook grote teamsessies gehouden kunnen worden, zijn inmiddels gemeengoed. In de daarvoor bestemde ruimtes dienen AV/ICT middelen absoluut daarop aangepast te zijn. Goede camera’s en schermen, snelle verbindingen, maar ook prettig licht en akoestiek zijn randvoorwaarden. De mogelijkheid eenvoudig en snel met de eigen device verbinding te kunnen maken is helaas bij veel organisaties nog ver te zoeken. Naast presentaties op digitale schermen blijven ook beplak en beschrijfbare wanden en/of whiteboards veel in gebruik, laagdrempeliger en meer ‘hands-on’ dan smartboards.
Intern versus Extern
Sommige organisaties ontvangen dagelijks gasten en vergaderen veel en lang. Alle organisaties hebben intern regelmatig overleg, van 1 op 1 besprekingen tot grote meetings. Heel vaak sluiten de vergaderfaciliteiten niet goed aan bij de werkelijke wensen en vereisten. Het is daarom van groot belang van tevoren expliciet te bepalen wat in dit opzicht gewenst is. Hoe vaak ontvangt de organisatie bezoek? Wat is de meest voorkomende groepsgrootte? Hoe formeel of informeel is de gewenste setting? Welke faciliteiten zijn nodig voor welke werknemers? Een passende inrichting plus techniek- en klimaatvoorzieningen ten aanzien van licht, lucht en warmte zijn essentieel voor goed overleg.
Slim omgaan met kantoorruimte
De meeste ontmoetingen zijn intern en teamgericht, vaak met 2 tot 4 personen. Informele overlegnissen of compacte overlegkamers vormen dan al een goede voorziening. Om een meeting vlot te laten verlopen worden statafels ingezet, al dan niet voorzien van krukken en/of ‘actieve’ zitplaatsen. Voor creatieve overlegsessies of juist voor spannende functionerings- of aannamegesprekken kan een huiskamersetting met fauteuils of banken ontspannend werken.
Af en toe zijn grote vergaderkamers voor meer dan 20-25 mensen nodig. Komt dit niet vaak voor, dan is het goed om te onderzoeken of dit soort bijeenkomsten in een multifunctionele ruimte gehouden kunnen worden, bijvoorbeeld in het Sociale Hart. Het is namelijk erg inefficiënt, wanneer deze ruimte weinig gebruikt wordt of regelmatig onderbezet blijft.
Het andere uiterste is de overlegplek voor 1 persoon, steeds meer in trek voor het voeren van telefoontjes of video calls via smartphone of laptop. Een rustige plek met goede akoestiek, geen verblindend licht in de beeldschermen, frisse lucht en goede afsluitbaarheid van de ‘belcel’ zijn in dit opzicht belangrijke randvoorwaarden.
3. Werken | Samenwerken op kantoor
Tekst loopt door onder de afbeelding.
Teamwerk in het kantoor van de toekomst
Het kantoor van de Toekomst is steeds meer een ontmoetingsplek. De plek, waar je collega’s brieft en bijpraat, waar je klanten in een inspirerende omgeving ontvangt. Naast overleg en presentatie wordt op het kantoor van de toekomst uiteraard ook geproduceerd en samengewerkt. Plannen, documenten, etc. worden zowel individueel als in teamverband gemaakt en uitgewerkt. Ook voor deze activiteiten moet het kantoor optimaal faciliteren. Deze eis vraagt om een grote diversiteit aan werkplekken, waarvan medewerkers al naargelang de behoefte van dat moment gebruik kunnen maken.
Werknemers en teamwerk
Lang niet altijd zijn standaard bureau-opstellingen met schermen en tussenschotten ideaal en vaak blijkt een simpele keukentafel veel uitnodigender om samen te werken en snel met elkaar te schakelen. Zo’n tafel moet dan wel zijn voorzien van elektra en er moet goede wifi of bedraad netwerk aanwezig zijn. Afhankelijk van de mate van vertrouwelijkheid kan teamwerk in een open of in een meer afgeschermde, besloten omgeving plaatsvinden, maar ook afsluitbare projectkamers lenen zich uitstekend voor teamwerk.
Bij teamwerk vindt de mix tussen online en offline samenwerken steeds meer plaats. Een team op kantoor kan aangevuld worden met meerdere ingebelde en/of ingelogde teamdeelnemers, die op die manier toch goed bij de werksessie kunnen aanhaken.
Individueel werk
Naast samenwerksessies in teamverband of gemeenschappelijke overlegvormen zullen op een kantoor natuurlijk ook individuele werkzaamheden plaatsvinden.
Het doornemen van mails, apps of documenten bijvoorbeeld. Dit zijn activiteiten, waarvoor je bijna overal wel een plekje kunt vinden. Voor langduriger werkzaamheden, waarbij enig omgevingsruis niet storend is, voldoen persoonlijk instelbare bureaus en goede stoelen in een open zone ook prima.
Lees verder onder de foto.
4. Concentratie | Privacy op kantoor
Voor werk met een hoge tijdsdruk of waarvoor een hoog concentratieniveau noodzakelijk is, bieden afgeschermde werkplekken in rustige zones of in afsluitbare focusruimtes een goed alternatief. De eerder genoemde belcellen zijn hiervoor uitstekend geschikt: een dichtgetrokken deur en geluid van buiten blijft buiten, geluid van binnen blijft privé.
Locatie van het kantoor van de toekomst
Het kiezen van de meest geschikte plek voor deze verschillende activiteiten vormt de eerste stap. Concentratieplekken, waar veel verkeer langskomt en waar veel geluidsoverlast is, zullen niet prettig werken. Goede focusplekken zullen in de regel verder weg van het bruisende hart van de organisatie liggen, maar wel goed bereikbaar blijven voor teams, wanneer deze uiteengaan en waarvan de leden individueel willen doorwerken.
Besloten versus Gesloten
In rustige werkzones kunnen concentratieplekken best halfopen zijn, wanneer van buitenaf maar weinig geluids- of visuele prikkels binnendringen. Dus geen zicht op langslopende mensen, geen last van hard pratende of bellende collega’s. Afsluitbaarheid kan voor een aantal van deze plekken echt noodzakelijk zijn: wanneer je niets om je heen wilt horen, wanneer je je echt wilt kunnen concentreren op bijvoorbeeld complexe documenten, of wanneer je absoluut een vertrouwelijk gesprek of telefoontje wilt voeren.
Thuiswerkplek
Mits de thuisomstandigheden dit toelaten, kan een werkplek thuis ook een ideale focusplek zijn. Van belang is wel dat dan aan een aantal randvoorwaarden goed voldaan wordt. De werkgever kan daarin een belangrijke rol spelen door bijvoorbeeld een aantal zaken aan te bieden zoals een goede bureaustoel, een beeldscherm en bureauverlichting. Een goede internet/VPN-verbinding, een aparte ruimte in huis (zeker wanneer kinderen of partner ook thuis aanwezig zijn) plus het vertrouwen van de werkgever dat ook thuis productief gewerkt wordt, zijn essentieel om van het thuiswerken een succes te maken.
